Speziell in mittelständischen und großen Unternehmen ist es keine Seltenheit, dass Mitarbeiter mit einer eigenen Kreditkarte ausgestattet werden. Sie erlaubt Zahlungsfreiheit auf Geschäftsreisen und zu Kundenterminen, sowie eine transparente Abrechnung der Ausgaben.
Welche Vorteile haben Kreditkarten für Mitarbeiter?
Solch eine Kreditkarte hat für beide Parteien entscheidende Vorteile. Mitarbeiter müssen bei geschäftlichen Ausgaben nicht in Vorleistung gehen, wie das bei einer privaten Kreditkarte der Fall wäre. Zudem stellt der Verfügungsrahmen sicher, dass man beispielsweise Kunden bei Geschäftsessen bewirten oder kurzfristig Flüge buchen kann, ohne sich erst mit der Buchhaltungsabteilung kurz schließen zu müssen. Für Unternehmen ist indes entscheidend, dass viele Aufgaben vom komplizierten Vorschusswesen dank der Kreditkarten und dem bargeldlosen Zahlen entfallen.
Die Reisekostenabrechnung wird durch die Dokumentation der Kartenumsätze vereinfacht, was Zeit spart und den Aufwand der Buchhaltung reduziert. Weiterhin müssen weder Mitarbeiter noch Firmen anfallende Kosten „vorstrecken“. Stattdessen werden diese im Zuge der Kreditkartenumsätze erfasst und dann zum Stichtag, üblicherweise einmal im Monat, vom angeschlossenen Konto beglichen.
Sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen erhalten durch die Kreditkarte weiterhin ein höheres Maß an Transparenz, da die erfolgten Ausgaben in transparenter und unverfälschter Art und Weise dokumentiert und festgehalten werden. Mögliche Privatausgaben lassen sich daher schnell von den geschäftlichen Ausgaben trennen. Mitarbeiter behalten eine ständige Übersicht über ihr verfügbares „Spesenkonto“, während Firma und Mitarbeiter zweitrangig sogar noch von den Ausgaben profitieren können – zum Beispiel durch das Sammeln von Punkten, Cashback oder Bonusmeilen.
Mitarbeiterkreditkarten bieten außerdem für gewöhnlich die Möglichkeit, alle Karten bequem auf einen Blick zu überwachen und gegebenenfalls auch zu sperren. Teilweise erhalten die Unternehmen sogar noch stark vergünstigte Konditionen, indem mehrere Kreditkarten für mehrere Personen bei der gleichen Bank beziehungsweise beim identischen Anbieter bezogen werden. Somit ergeben sich Vorteile in der Übersicht, Ausgabenabwicklung, Buchhaltung, Wirtschaftlichkeit und Kontrolle gleichermaßen.
Welchen Kreditkartentyp sollten Unternehmen nutzen?
Für Angestellte ist ein Prepaid-Kreditkarte nicht geeignet. Diese würde viele Vorteile negieren. Stattdessen muss es eine vollwertige Kreditkarte sein, welche idealerweise auch gute Konditionen für Zahlungen und Cash-Abhebungen im Ausland besitzt, sofern die Mitarbeiter häufiger außerhalb von Deutschland auf Geschäftsreisen unterwegs sind.
In welcher Höhe sich der Verfügungsrahmen der vollwertigen Kreditkarte bemisst, ist indes von vielen Faktoren abhängig. Die Position des Mitarbeiters spielt eine Schlüsselrolle, aber auch wie häufig und intensiv sie geschäftliche Ausgaben tätigen müssen. Personal im Außendienst benötigen im Regelfall immer einen höheren Verfügungsrahmen als solche, die vor Ort dauerhaft in der Zentrale arbeiten.
[lwptoc]Kostenstrukturen für Mitarbeiter
Wie immer im Unternehmensalltag sollten auch bei der Vergabe der Kreditkarten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit gewahrt werden. Unternehmen haben den großen Vorteil, dass sie im Regelfall mehrere Karten beantragen und unterhalten, da ja zeitgleich auch mehrere Mitarbeiter eine Kreditkarte haben müssen. Das größere Abnahmevolumen kann Vorzüge bei den Konditionen mit sich bringen. Es ist wichtig darauf zu achten, dass sowohl im Inland als auch Ausland möglichst geringe oder gar keine Gebühren anfallen. Teilweise können je nach Position des Angestellten auch verschiedene Modelle gewählt werden.
Welche Zusatzleistungen sind interessant?
Wichtig ist aus Sicht der Unternehmen und Mitarbeiter, dass keine Haftung bei einem Verlust oder Diebstahl entsteht, insbesondere weil Firmenkreditkarten meist einen höheren Verfügungsrahmen als solche im privaten Umfeld haben. Weiterhin sollten die Kreditkarten mindestens auf eine Art und Weise getätigte Umsätze „belohnen“, beispielsweise über ein Cashback- oder verschiedene Bonusprogramme. Insbesondere da die Kreditkarten häufiger und auch mit höheren Beträgen verwendet werden, können sich derartige Rückvergütungen besonders lohnen.
Weiterhin ist es vorteilhaft, wenn noch Policen enthalten sind, zum Beispiel eine Reiseversicherung für das Ausland bei geschäftlichen Reisen. Derartige Policen zu berücksichtigen liegt nahe, schließlich kann sich das Unternehmen dann den Abschluss separater Versicherungen für die Mitarbeiter „sparen“, wenn diese bereits durch die Kreditkarte abgedeckt werden.
Eine Besonderheit sollte eine Kreditkarte für Mitarbeiter noch besitzen, wenn sie sowohl geschäftlich als auch privat eingesetzt wird: teilweise erlauben Kreditkartenanbieter eine Unterteilung in private und geschäftliche Umsätze, wodurch sich bei der Abrechnung eine bessere Übersicht ergibt, während zugleich bei allen Ausgaben die Vorteile von einem Bonusprogramm ausgekostet werden. Das macht zudem die spätere Spesenabrechnung einfacher. Teilweise erlauben sogenannte Co-Branding-Karten, beispielsweise von der Fluggesellschaften, noch kostenfreie Upgrades in eine höhere Sitzklasse. Derartige Vorzüge können den Abschluss und Einsatz der Kreditkarte attraktiver gestalten.